Việc quản lý đất đai thuộc thẩm quyền của cơ quan địa chính của từng địa phương. Nhưng hiện nay việc quản lý này chưa được thực hiện có hiệu quả vì còn nhiều bất cập bên cạnh việc quản lý hồ sơ địa chính và quy hoạch đất đai. Đây vẫn luôn là một bài toán để những cơ quan nhà nước cố trách nhiệm trong việc quản lý hồ sơ địa chính phải đưa ra lời giải hợp lý. Để bạn đọc có cái nhìn rõ ràng và tổng quát về việc quản lý hồ sơ địa chính hiện nay mời bạn đón đọc bài viết “Thực trạng quản lý hồ sơ địa chính” dưới đây của chúng tôi.
Căn cứ pháp lý
Hồ sơ địa chính là gì?
Đất đai được coi là một loại tài nguyên dù ở bất kỳ một dạng sử dụng nào. Hiện nay để quản lý đất đai đã chia nhỏ những diện tích đất đai cần được quản lý về từng địa phương. Mỗi địa phương sẽ thành lập một phòng ban chuyên biệt trong vấn đề quản lý đất đai này được gọi là bộ phận địa chính. Đây sẽ là bộ phận quản lý toàn bộ hồ sơ giấy tờ và những thông tin liên quan đến đất đai của từng địa phương.
Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Thành phần hồ sơ địa chính
Thành phần hồ sơ địa chính được quy định cụ thể tại Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT như sau: Điều 4. Thành phần hồ sơ địa chính
- Địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có các tài liệu sau đây:
a) Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai;
b) Sổ địa chính;
c) Bản lưu Giấy chứng nhận.
- Địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính gồm có:
a) Các tài liệu quy định tại Điểm a và Điểm c Khoản 1 Điều này lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có);
b) Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số;
c) Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.
Trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính
Vì việc quản lý hồ sơ địa chính sẽ do cơ quan địa chính tại địa phương nên trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính cũng do từng cơ quan địa chính tại từng địa phương quản lý. Việc chỉnh lý hồ sơ địa chính tại từng địa phương sẽ tạo ra nhiều ảnh hưởng đến việc quản lý và sử dụng đất đai của nhiều hộ gia đình khác nhau. Chính vì vậy để đưa ra quyết định chỉnh lý hồ sơ địa chính của từng địa phương phải được cân nhắc rất rõ ràng.
Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan. Việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phải theo đúng trình tự, thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật đất đai.Nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính phải bảo đảm thống nhất với Giấy chứng nhận được cấp (nếu có) và phù hợp với hiện trạng quản lý, sử dụng đất.
Về trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính:
Theo quy định của pháp luật về đất đai hiện nay, trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính được quy định tại Điều 6 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT như sau: Điều 6. Trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính
- Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
a) Tổ chức thực hiện việc đo đạc lập bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai;
b) Chỉ đạo thực hiện chỉnh lý, cập nhật biến động bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai; lập, cập nhật và chỉnh lý biến động thường xuyên sổ địa chính và các tài liệu khác của hồ sơ địa chính ở địa phương.
2. Văn phòng đăng ký đất đai chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
a) Thực hiện chỉnh lý biến động thường xuyên đối với bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai:
b) Tổ chức lập, cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính ngoài các tài liệu quy định tại Điểm a Khoản này;
c) Cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai (dạng số hoặc dạng giấy) cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) sử dụng.
3. Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc quy định tại Khoản 2 Điều này đối với các đối tượng sử dụng đất, được Nhà nước giao quản lý đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất thuộc thẩm quyền giải quyết thủ tục đăng ký.
4. Địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp thực hiện các công việc theo quy định như sau:
a) Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh) chủ trì tổ chức việc lập sổ địa chính; cung cấp tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện); thực hiện cập nhật, chỉnh lý các tài liệu hồ sơ địa chính quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2 Điều này đối với các thửa đất của các tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư;
b) Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thực hiện cập nhật, chỉnh lý các tài liệu hồ sơ địa chính quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2 Điều này đối với các thửa đất của các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngoài sở hữu nhà ở tại Việt Nam; cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai cho Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng.
5. Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật, chỉnh lý bản sao tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai đang quản lý theo quy định tại Thông tư này để sử dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý đất đai ở địa phương.
Như vậy, việc chỉnh lý hồ sơ địa chính được thực hiện tại nhiều cơ quan, trong đó Sở tài nguyên và Môi trường là cơ quan chỉ đạo việc thực hiện chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ quan trực tiếp thực hiện việc chỉnh lý gồm: Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh, Văn phòng đăng ký đất đai và Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai.
Thực trạng quản lý hồ sơ địa chính
Việc quản lý địa chính quan trọng là vậy nhưng hiện nay những cơ quan có trách nhiệm trong việc quản lý hồ sơ địa chính cuat từng địa phương vẫn chưa thể thực hiện đầy đủ những nghĩa vụ mà mình cần phải thực hiện. Nhiều địa phương việc quản lý hồ sơ địa chính còn lỏng lẻo, chưa được quan tâm đúng mực hoặc còn tồn tại nhiều những tiêu cực xung quanh vấn đề quản lý địa chính này gây nhiều bức xúc đối với người dân.
Đất đai là một lĩnh vực rất phức tạp, thường xuyên có biến động, bên cạnh đó tình trạng vi phạm quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, tranh chấp, lấn chiếm, sử dụng đất không đúng mục đích… vẫn diễn ra thường xuyên, chính vì vậy, công tác quản lý đất đai luôn là một trong những nội dung được các cấp, ngành quan tâm, trú trọng và tập trung tháo gỡ, do đó hồ sơ đất đai nói riêng, hồ sơ, tài liệu tài nguyên và môi trường nói chung cần được lập, bảo quản và lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác quản lý nhà nước về đất đai.
Công tác lập, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ về đất đai là căn cứ quan trọng giúp các cơ quan chức năng xây dựng, hoạch định kế hoạch sử dụng đất và cũng là căn cứ quan trọng giúp các cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo, tranh chấp về đất đai. Do vậy, yêu cầu về lập, quản lý, lưu trữ khoa học đối với hồ sơ, tài liệu đất đai là nhiệm vụ rất quan trọng.
Hiện nay, các hồ sơ, tài liệu về lĩnh vực đất đai thuộc đối tượng hộ gia đình, cá nhân được lập, quản lý và lưu trữ tại Phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thành phố, Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai là một trong những thành phần cơ bản hình thành nên hệ thống thông tin quản lý đất đai của huyện, thành phố, của tỉnh Sơn La nói riêng và của cả nước nói chung.
Công tác lập, quản lý hồ sơ lưu trữ về đất đai nhằm đảm bảo lưu trữ theo hệ thống thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đồng thời là cơ sở, căn cứ để kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những vướng mắc trong quá trình quản lý, sử dụng đất đai. Khi quản lý tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác chuyên môn của các Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai, phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thành phố.
Việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn về đất đai là rất quan trọng, bởi đất đai là tài nguyên của quốc gia vô cùng quý giá, là cơ sở giúp các cấp ngành hoạch định kế hoạch, mục tiêu phát triển kinh tế – xã hội cũng như giải quyết các vướng mắc trong quá trình quản lý, sử dụng đất. Thực trạng hiện nay, Phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thành phố, Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai mặc dù đã có sự quan tâm, chú trọng đến hoạt động lưu trữ hồ sơ, tuy nhiên do khối lượng hồ sơ lớn, hệ thống kho chưa đáp ứng yêu cầu, tồn đọng qua nhiều năm nên hầu hết chưa được sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản và lưu trữ theo quy định. Đặc biệt, tài liệu đất đai là một loại hình tài liệu chuyên môn đặc thù có giá trị hiện hành rất cao khác với các loại hồ sơ, tài liệu khác, chính vì vậy cần có cách thức quản lý riêng, thống nhất cho loại hình hồ sơ, tài liệu. Bên cạnh đó, nội dung hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn rất phong phú, đa dạng. Hồ sơ, tài liệu đất đai phản ánh quá trình phát triển của bất động sản qua các thời kỳ. Nội dung hồ sơ thể hiện vai trò quản lý của Nhà nước trong lĩnh vực đất đai, sự phát triển kinh tế – xã hội của các huyện, thành phố.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn về đất đai tại phòng Tài nguyên và Môi trường và các Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai được hình thành dưới dạng văn bản giấy, có kích thước khá đa dạng từ khổ giấy A4 đến những loại tài liệu phải sử dụng khổ giấy A0 hoặc lớn hơn để thể hiện kích thước, hình dáng của căn nhà, thửa đất. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn về đất đai tại Phòng Tài nguyên và Môi trường, Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai các, thành phố chủ yếu là hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, giá trị hiện hành rất dài và thường xuyên sử dụng để phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về đất đai, giải quyết các vướng mắc, tranh chấp về đất đai, phục vụ nhu cầu khai thác thông tin của các tổ chức, cá nhân và công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán…, do đó, việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu là rất quan trọng.
Mời bạn xem thêm
- Hướng dẫn xin trích lục hồ sơ đất đai nhanh, chuẩn năm 2023
- Quyết định thu hồi đất do tự nguyện trả lại đất khi nào?
- Thống kê kiểm kê đất đai là gì?
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Thực trạng quản lý hồ sơ địa chính”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Tư vấn luật đất đai với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ như soạn thảo hợp đồng đặt cọc chuyển nhượng nhà đất. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102
Câu hỏi thường gặp
Điều 29 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định việc phân cấp quản lý hồ sơ địa chính:
1. Quản lý hồ sơ địa chính dạng số:
a) Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
b) Đối với huyện, quận, thị xã, thành phổ thuộc tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính mà chưa kết nối với cơ sở dữ liệu địa chính của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đãng ký quyền sử dụng đất cấp huyện chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của địa phương.
2. Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy:
a) Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh quản lý các tài liệu gồm:
* Bản lưu Giấy chứng nhận; sổ cấp Giấy chứng nhận đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư;
Chi nhánh Văn phòng đãng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện quản lý các tài liệu gồm:
* Bản lưu Giấy chứng nhận; sổ cấp Giấy chứng nhận đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam;
* Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, thực hiện đăng ký đất đai;
* Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác sử dụng trong đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;
* Sổ địa chính được lập cho các đói tượng thuộc thẩm quyền đăng ký và sổ mục kê đất đai đang sử dụng trong quản lý đất đai đối với nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính;
Hồ sơ địa chính gồm có:
– Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai, bản lưu Giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có).
– Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số.
– Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.
