Mẫu Hợp đồng thuê văn phòng năm 2022

Hình thức thuê văn phòng để làm văn phòng cho công ty không phải hiếm gặp, khi lưu thông thông trên chúng ta có thể thấy rất nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng. Để không gặp bất cứ rủi ro về mặt pháp lý, khi thuê văn phòng cần phải phải có hợp đồng thuê văn phòng. Dưới đây là Mẫu Hợp đồng thuê văn phòng và một số vấn đề liên quan, hy vọng giúp ích cho bạn trong quá trình thuê văn phòng.

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật dân sự 2015

Hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Hợp đồng cho thuê văn phòng là văn bản thỏa thuận tự nguyện, ghi lại các các quy định về quyền lợi, trách nhiệm cũng như nghĩa vụ của các bên trong giao dịch. Thông thường, hợp đồng sẽ được lập ra dưới sự chứng kiến của một bên thứ ba có uy tín như luật sư. Hình thức hợp đồng thay đổi linh hoạt. Tùy vào từng đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin và điều khoản sau:

• Thông tin chi tiết, địa chỉ rõ ràng của người đi thuê và người cho thuê
• Ngày tháng năm thành lập hợp đồng. Thời gian hết hạn hợp đồng
• Điều khoản về cơ sở vật chất: diện tích cho thuê, cơ sở vật chất đi kèm, diện tích sử dụng,…
• Điều khoản về thanh toán: chi phí cho thuê, thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán,…
• Hợp đồng các dịch vụ khác đính kèm nếu có
• Chữ ký của các bên và người làm chứng

Một số điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Diện tích thuê văn phòng

Cần lưu ý chính xác diện tích chính xác của văn phòng thuê là bao nhiêu? Hầu hết các tòa văn phòng cho thuê hạng A, B, C chỉ tính diện tích thực tế mà khách hàng sử dụng nhưng điều quan trọng là diện tích đó sẽ được đo theo phương pháp nào? Có 3 phương pháp đo diện tích phổ biến thường gặp sau:

• Đo theo tim tường và vách xung quanh văn phòng.
• Đo thông thủy, trong lòng diện tích văn phòng.
• Đo theo vách bao quanh văn phòng và mép ngoài của tường.

Thời gian thuê văn phòng và gia hạn thuê văn phòng

Theo khoản 1 Điều 474 Bộ luật dân sự 2015, thời gian thuê văn phòng sẽ do hai bên thỏa thuận tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi bên. Về thời gian thuê, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các mốc thời gian sau:

• Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực;
• Ngày tính phí bắt đầu thuê. Ngày bắt đầu tính phí thuê có bao gồm khoảng thời gian chờ xây dựng, sửa chữa lại, trang trí nội thất?
• Cách thức gia hạn hợp đồng và phải phải tiến hành thông báo gia hạn trước đó trong khoảng thời gian bao lâu và mức giá gia hạn như thế nào?

Giá thuê văn phòng và phương thức thanh toán

• Hai bên tự thỏa thuận giá thuê và phương thức thanh toán (khoản 1 Điều 473 Bộ luật dân sự năm 2015).

Cần lưu ý rằng giá thuê đó đã bao gồm thuế VAT 10% hay các loại thuế liên quan có thể phát sinh từ hợp đồng thuê văn phòng hoặc là các phí dịch vụ, các chi phí khác (tiền điện sinh hoạt,…) hay chưa? Giá thuê có ổn định trong suốt thời gian thuê hay không?

• Nếu các bên thanh toán bằng ngoại tệ, cần lưu ý quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá bán ra của Ngân hàng nào tại thời điểm thanh toán.
• Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán chậm so với thời gian quy định, doanh nghiệp phải thanh toán chi phí phụ trội bằng bao nhiêu phần trăm cho mỗi ngày chậm thanh toán trên tổng số tiền chậm thanh toán và nếu chậm thanh toán vượt quá một khoản tiền nhất định, bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.

Trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê

Trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê trong hợp đồng thuê văn phòng cũng tuân thủ nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng thuê tài sản quy định tại Bộ luật dân sự năm 2015.

Với bên cho thuê, trách nhiệm thường sẽ là:

• Giao văn phòng và trang thiết bị gắn liền với văn phòng (nếu có) cho doanh nghiệp thuê theo đúng hợp đồng;
• Phổ biến cho doanh nghiệp thuê quy định về quản lý sử dụng văn phòng;
• Bảo đảm cho doanh nghiệp thuê sử dụng ổn định văn phòng trong thời hạn thuê;
• Bảo dưỡng, sửa chữa văn phòng theo định kỳ hoặc theo thỏa thuận; nếu bên cho thuê không bảo dưỡng, sửa chữa nhà mà gây thiệt hại cho doanh nghiệp thuê, thì phải bồi thường;
• Tạo điều kiện cho doanh nghiệp thuê sử dụng thuận tiện diện tích thuê;
• Nộp các khoản thuế liên quan đến văn phòng đang thuê theo quy định của pháp luật (nếu có)

Với bên thuê, trách nhiệm thường sẽ là:

• Sử dụng văn phòng đúng mục đích đã thỏa thuận, giữ gìn nhà ở và có trách nhiệm trong việc sửa chữa những hư hỏng do mình gây ra;
• Trả đủ tiền đặt cọc, thuê văn phòng đúng kỳ hạn đã thỏa thuận;
• Trả tiền điện, nước, điện thoại, vệ sinh và các chi phí phát sinh khác trong thời gian thuê và trước khi thanh lý hợp đồng;
• Trả nhà cho bên cho thuê theo đúng thỏa thuận.
• Chấp hành đầy đủ những quy định về quản lý sử dụng văn phòng;
• Không được chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng hoặc cho người khác thuê lại trừ trường hợp được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản;
• Chấp hành các quy định về giữ gìn vệ sinh môi trường và an ninh trật tự trong khu vực cư trú;
• Giao lại văn phòng cho bên cho thuê trong các trường hợp chấm dứt hợp đồng quy định tại hợp đồng này.
• Chịu trách nhiệm về bất kỳ/toàn bộ sự mất mát các trang thiết bị, nội thất trong văn phòng, tài sản cá nhân.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Các bên thỏa thuận các trường hợp chấm dứt hợp đồng. Đó có thể là:

• Hợp đồng này đương nhiên chấm dứt: Vào ngày hết hạn hợp đồng; Trường hợp bất khả kháng như thiên tai, bão lụt, chiến tranh, hỏa hoạn, v.v….; Doanh nghiệp thuê không thể tiếp tục theo quy định của cấp thẩm quyền; Theo quy định khác của pháp luật.
• Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do thỏa thuận: Nếu một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, phải thông báo trước cho bên kia bằng văn bản ít nhất là bao nhiêu tháng và thời hạn thuê phải đạt được tối thiểu là bao nhiêu tháng.

Các điều khoản khác

Các điều khoản khác có thể có trong hợp đồng thuê văn phòng:

• Điều khoản về sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị và nhà;
• Điều khoản về giải quyết tranh chấp hợp đồng;
• Điều khoản về cam kết chung;
• Điều khoản về hiệu lực của hợp đồng.

Hợp đồng cho thuê văn phòng cần công chứng không?

Đối với văn phòng thuộc sở hữu của một cá nhân: khi doanh nghiệp thuê văn phòng độc lập (nhà ở làm văn phòng) cung như việc thuê nhà ở thì hợp đồng không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, hai bên cần có sự thỏa thuận chi tiết và có các phương án khác để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của hai bên.

Đối với văn phòng thuộc đơn vị cho thuê có tư cách pháp nhân (doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại một tòa nhà): đây là trường hợp khi hai bên đều có đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ và sử dụng dịch vụ nên hợp đồng cho thuê văn phòng cũng không cần thiết phải công chứng, chứng thực. 

Mặc dù pháp luật không có sự bắt buộc công chứng đối với hợp đồng cho thuê văn phòng nhưng các bên tham gia vào việc ký kết vẫn có thể công chứng hợp đồng đó để đảm bảo tính thực thi của hợp đồng.

Tải xuống Mẫu Hợp đồng thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về “Mẫu Hợp đồng thuê văn phòng năm 2022”. Nếu quý khách có nhu cầu soạn thảo hồ sơ ngừng kinh doanh; tìm hiểu về thủ tục thành lập công ty ở việt nam; đơn xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký bảo hộ thương hiệu độc quyền hoặc muốn sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh, dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự hà nội của chúng tôi; tư vấn luật đất đai, mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận. Liên hệ hotline: 0833.102.102 hoặc qua các kênh sau:

FB: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Mời bạn xem thêm bài viết:

• Mẫu hợp đồng cho mượn nhà ở năm 2022
• Có được cho người nước ngoài thuê phòng làm công ty không?
• Người nước ngoài được mua bao nhiêu căn hộ chung cư tại Việt Nam?

Câu hỏi thường gặp